Płatnik składek ma zadanie obliczać, odliczać, regulować oraz opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenia dokonywane są na aktach rozliczeniowych – zestaw akt dotyczący określonego miesiąca składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i załączonych do niej raportów miesięcznych ( ZUS RSA, ZUS RCA, ZUS RZA ).

Deklaracja ZUS DRA – dokument ogólny tyczące się wszelkich tytułów oraz wszystkich ubezpieczonych. Regulowane są w niej składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGŚP a także realizowane w tym samym m-cu zasiłki oraz zasiłki rodzinne oraz pielęgnacyjne.

Płatnik rozliczający opłaty wyłącznie na swoje ubezpieczenie, przekazuje do Zakładu Usług Społecznych jedynie oświadczenie rozliczeniowe ZUS DRA bez sprawozdań miesięcznych. Jeżeli płatnik ten w niedawno złożonym oświadczeniu podał jako zasadę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego wynagrodzenia lub 60% średniego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę minimalnej podstawy wielkości składek, jest zwolniony z konieczności przedkładania oświadczenia rozliczeniowego za następny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z konieczności przedkładania dokumentów rozliczeniowych za następny miesiąc również wówczas, gdy zmiana w stosunku do m-ca poprzedniego jest spowodowana jedynie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub średniego wynagrodzenia.

Czas składania:

płatnik składek zobowiązany jest wysłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne a także zapłacić składki za dany miesiąc, nie później niż:

o do piątego dnia następnego m-ca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocowych,
o do 10 dnia następnego m-ca – dla osób fizycznych, opłacających opłatę jedynie za siebie,
o do 15 dnia następnego m-ca – dla pozostałych płatników.

Miejsce składania:

oświadczenie rozliczeniowe oraz imienne sporządzenia miesięczne płatnik składek oddaje bezpośrednio do oznaczonej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.

Charakterystyka oświadczenia ZUS DRA:

1. Informacje organizacyjne
•cyfra w polu 01 określa termin składania oświadczenia
•numer oświadczenia jest prawie każdorazowo taki sam – 01 – natomiast kolejne informacje charakteryzują miesiąc i rok, za który określona deklaracja została wypełniona
2. Informacje identyfikacyjne płatnika składek
•informacje określające podane w oświadczeniu muszą być identyczne z tymi przedstawionymi w druku ZUS ZFA
3. Inne informacje
•w pozycji 01 podajemy liczbę osób ubezpieczonych
•pozycja 02 pokazuje czy płatnik ubiega się o dofinansowanie zatrudnionych z PFRON lub budżetu państwa
•w pozycji 03 przedstawiona jest obowiązująca konkretnego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie należnych opłat na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania
5. Zestawienie wypłaconych świadczeń, które podlegają wliczeniu w ciężar opłat na ubezpieczenia społeczne
6. Obliczenie części IV i V
• ostateczna kwota rat na ubezpieczenia społeczne, która została po obliczeniu wypłaconych świadczeń podchodzących pod naliczenie w ciężar opłat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie przysługujących rat na ubezpieczenie zdrowotne
• opłata na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym ulgom – jest identyczna taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wysokości rat ZUS
8. Zestawienie należnych rat na FP i FGŚP
9. Zestawienie należnych opłat na fundusz emerytur pomostowych
10. Oświadczenie dochodu (dotyczy osób, które płacą raty tylko za siebie)
11. Deklaracja płatnika rat
• w polu 01 winna pojawić się data zgodna z terminami ustawowymi

Archiwizacja:

kopie deklaracji obliczeniowych i poprawy niniejszych akt płatnik ma przymus przechowywać przez okres dziesięciu lat od dnia ich przekazania do ZUS. Mogą być przechowywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.